01
We leren uw bedrijf kennen
Uw diensten, werkgebied, openingstijden, wachtdienst, wat bij u spoed is en wat niet, en hoe u aangesproken wilt worden.
Hoe het werkt
Van een rinkelende telefoon naar een geplande klus.
Geen app, geen nieuw nummer, niets dat verandert voor uw klant. Uw lijn wordt doorgeschakeld, de assistent neemt op, en alles wat hij afspreekt komt in uw agenda en uw inbox terecht.
De inrichting
Wat we doen voordat hij live gaat.
02
Wij bouwen, u test
U krijgt een nummer en belt de assistent zelf. Zeg de dingen die uw klanten zeggen. Wij schaven de formuleringen bij tot het klinkt als uw bedrijf en niet als software.
03
U schakelt uw lijn door
Altijd, of alleen als u niet binnen een aantal keer overgaan opneemt, of alleen buiten kantooruren. U kiest, en u kunt het altijd wijzigen.
Tijdens het gesprek
Wat de assistent doet terwijl hij praat.
Hij luistert voordat hij handelt
Het eerste dat hij vaststelt is of dit spoed is, een nieuwe klus, een bestaande afspraak of een leverancier. Al het andere volgt uit die ene beslissing, precies zoals een goede receptioniste werkt.
Hij leest uw beschikbaarheid
Hij kijkt in de gekoppelde agenda en biedt twee concrete tijden aan, geen vage belofte dat iemand terugbelt.
Hij verbindt warm door
Bij echte spoed belt hij het wachtdienstnummer, vertelt u in een zin wat er speelt, en verbindt de beller daarna pas door.
Hij legt de details vast
Adres, postcode, bereikbaarheid, wat er stuk is, sinds wanneer, en het nummer voor de bevestiging. Voor het einde van het gesprek teruggelezen aan de beller.
Hij volgt de taal
De beller begint in het Nederlands of Engels en de assistent blijft het hele gesprek in die taal.
Hij blijft binnen zijn grenzen
Geen prijzen zonder dat er gekeken is, geen technische diagnose, geen discussie over een factuur. Daarvoor biedt hij een mens aan, want een verkeerd antwoord kost meer dan een doorverbonden gesprek.
Na het gesprek
Wat er bij u binnenkomt.
Een gesprek is pas nuttig als wat erin gebeurde blijft bestaan. Elk gesprek levert dezelfde drie dingen op, of het nu dertig seconden of zes minuten duurde.
Daarmee hangt de overdracht naar uw monteur niet meer af van iemand die eraan denkt het door te geven.
Elk gesprek levert op
- Een korte samenvatting in gewone taal
- Het volledige transcript, later doorzoekbaar
- De afspraak in de agenda, als die gemaakt is
- Een sms naar de beller met het bevestigde tijdstip
Eerlijke vergelijking
Naast wat u nu doet.
| Ringaide | Voicemail | Antwoordservice | Iemand aannemen | |
|---|---|---|---|---|
| Neemt elk gesprek aan | ||||
| Bereikbaar om 22:00 op zondag | Vaak met toeslag | |||
| Plant direct in uw agenda | Soms | |||
| Kent uw diensten en werkgebied | Van een briefje | |||
| Herkent echte spoed | Hangt van de medewerker af | |||
| Kosten per maand | Vanaf EUR 99 | EUR 0 | Per gesprek of per minuut | Salaris |
| Handelt een klacht af | Neemt een bericht aan |
De laatste regel is geen vergissing. Een klacht hoort bij een mens en de assistent draagt die over.
Technische vragen
Wat mensen meestal als tweede vragen.
Wat als er twee mensen tegelijk bellen?
Beiden worden aangenomen. De assistent is geen enkele lijn, dus een bezettoon bestaat niet, hoeveel gesprekken er ook tegelijk binnenkomen.
Wat als uw systemen uitvallen?
De doorschakeling valt terug op uw eigen toestel of voicemail, precies zoals het vandaag gaat. Een storing bij ons betekent de situatie waar u nu in zit, geen slechtere.
Kan ik hem uitzetten als ik wel bereikbaar ben?
Ja. De doorschakeling is van u, dus u stuurt gesprekken alleen buiten kantooruren door, alleen als u op een klus zit, of altijd.
Nemen jullie gesprekken op?
Het transcript wordt altijd bewaard, de audio alleen als u dat wilt. Beide worden verwijderd op een termijn die u bepaalt, en bellers horen dat ze een digitale assistent spreken.
Met welke telefonie werkt het?
Met alles dat een nummer kan doorschakelen, en dat is in de praktijk elke mobiele, vaste en VoIP-aanbieder in Nederland en Belgie.
De snelste manier om te oordelen is hem bellen.
Wij bouwen een assistent voor uw bedrijf en geven u het nummer. Tien minuten van uw tijd en u weet of dit werkt voor uw soort gesprekken.